Современные компании широко пользуются ИТ в своей рутинной работе. Это выражается в настройке и обслуживании техники, консультационных услугах для пользователей, в установке офисного ПО и сопровождении кадровых и бухгалтерских программ.
Таков перечень стандартных услуг, которые предоставляются ИТ-специалистами для каждой практически компании, небольшой и крупной, занимающейся любым видом деятельности, пользующейся большим или малым штатом сотрудников.
То есть, секторные компании малого бизнеса не являются исключением по причине активного развития малых предприятий, справедливо желающих идти со временем в ногу. А это означает необходимость расширения используемой сферы ИТ, что чревато иногда увеличением объема их сопровождения/обслуживания, а значит, приводит к значительным финансовым затратам и потере времени.
Одним из экономически выгодных для малых фирм способов оптимизации ИТ-обслуживания многие считают передачу техподдержки в ведение сторонний организаций, специализирующихся на данных услугах, то есть, предпочитают прибегнуть к ит аутсорсингу.
Многие страны активно его используют, а в России среди малых компаний ИТ-аутсорсинг пока не так популярен по причинам, в основном, финансового порядка: считается, что штатный ИТ-специалист обойдется дороже, чем покупка услуг ИТ-фирм. Однако востребованность ИТ-аутсорсинга постепенно растет по мере распространения понимания экономических выгод от его привлечения.
Возникновение реальной потребности малого предприятия в ИТ-аутсорсерных услугах может произойти на нескольких этапах его становления:
1. Обслуживание малого предприятия специалистом (одним, максимум — двумя), который должен владеть рядом универсальных знаний (сетевые технологии, настройка офисного ПО, ремонт и обслуживание офисной техники).
Очевидно, что малым предприятия необходимы также ПО кадровое и бухгалтерское, и его нужно также обслуживать. При выборе такого обеспечения в малых предприятиях чаще ориентируются на ИТ-специалистов начального квалификационного уровня — например, студентов — и выбирают самое распространенное для бухгалтерии и офиса, самое тиражируемое ПО, с поддержкой которого они смогут справиться.
2. С развитием малого предприятия неизбежно должен расти и уровень используемых бизнес-ИТ. Возникает необходимость подключать в единую сеть удаленные рабочие места, рекламировать в Интернете свои услуги, создавать свой сайт, обеспечить защиту файлов. Очевидно, становятся нужны ИТ-специалисты более высокого уровня, которыми могут стать ИТ-аутсорсеры. Для сохранения прежнего уровня текущих ИТ-расходов возможны следующие варианты решения:
- ИТ-специалистам начального квалификационного уровня выделяется оплачиваемое дополнительное время с целью освоения ими новых ИТ-технологий. Выход рискованный, поскольку результат может оказаться низкокачественным и расходы не окупятся.
- Нанимаются ИТ-специалисты среднего квалификационного уровня, с соответствующим опытом работы. Именно этот вариант приходится признать оптимальным, хотя он и связан с увеличением расходов на зарплату.
- Нанимаются ИТ-специалисты высокого квалификационного уровня на условиях удаленного сотрудничества.
3. При стабильном развитии малого предприятия перед ним встает новая ИТ-задача, имеющая большую бизнес-важность (речь идет, к примеру, о разработке и внедрении единого документооборота предприятия с удаленными точками). Самым эффективным и экономичным в таком случае будет решение приобрести готовое программное обеспечение и содержать в штате одного, способного вести сопровождение ПО документооборота, ИТ-специалиста.
ИТ-аутсорсинг — это выгодно, поскольку у руководства предприятия, не отвлекающегося на хлопотную и затратную разработку собственного ПО, высвобождается время для основного бизнеса и исчезает необходимость привлекать, обучать и удерживать квалифицированный персонал. Кроме того, значительную долю ответственности берет на себя аутсорсинговая компания, в то время как штатные ИТ-специалисты предприятия занимаются только развертыванием ПО на рабочих местах и его внедрением.
Аутсорсингом называют передачу компанией частей своего бизнес-процесса или части бизнес-функций подрядчику на стороне. Если речь идет об «ИТ-аутсорсинге», то имеется в виду, что предприятие передает сторонней фирме часть функций по управлению своими информ-ресурсами и их поддержке.
Такая практика только набирает обороты, поскольку администрации компаний и предприятий неохотно нанимают сторонних специалистов из-за опасения утечки информации.
Масштабное исследование по этой проблеме провела Digital Research-компания: его целью было выявить каналы утечки в компаниях, которые прибегли к использованию аутсорсинговых услуг. В итоге выяснилось, что виновниками потери почти 60 процентов конфиденциальных данных штатные сотрудники компаний. Остальные 40 с небольшим процентов данных были потеряны не по вине поставщиков услуг, а по причинам вполне обыденным и банальным. Сотрудники проявляют халатность, теряют кейсы с документацией, ноутбуков, и проч. Получается, что вероятность утечки информации через профессиональных поставщиков ИТ-услуг ничтожна.
Обслуживающие ИТ-компании дорожат репутацией. Предоставленные ими ИТ-услуги, как правило, отличаются высоким качеством, поскольку это определяет присутствие такой компании на рынке. Отсюда — довольно жесткий подход компаний к выбору персонала. Особые требования предъявляются к умению соблюдать дисциплину и уровню технической экспертизы обслуживающих клиентов инженеров, который должен быть подтвержден Microsoft или иным поставщиком технологий.
1. Тем, что это экономически оправданный и организационно целесообразный ход.
Проиллюстрировать выгоды можно на примере небольшой компании с локальной сетью из пары десятков компьютеров, требующих администрирования. Что лучше: нанять админа или воспользоваться услугами сторонней компании?
Если руководство предприятия остановилось на найме сотрудника в штат, ему, во-первых, полагается заработная плата, а во вторых — грамотно организованное и оборудованное рабочее место с компьютером, телефоном, коммуникационными розетками для подключения аппаратуры, не говоря уже о стуле и столе. На нового сотрудника придется какая-то доля Интернет-платежей за канал, плюс часть коммунальных издержек и арендной платы за помещение. К сумме издержек следует приплюсовать еще налоги и социальные выплаты в виде отпускных, медстраховки и прочих социальных бонусов.
Дополнительную статью расходов на нанимаемого администратора, даже если он действительно хороший специалист, составит поддержание и повышение его квалификации посредством оплаты его обучения. Курсы по переквалификации инженера обойдутся компании в долларах около полутора тысяч. Причем обучения потребует уровень владения как операционными системами, так и другим программным прикладным и системным обеспечением, используемым компанией.
Суммируя все эти издержки, приходим к выводу, что штатный админ обойдется компании за месяц как минимум вдвое дороже его реального оклада. Сэкономить существенные средства позволит привлечение стороннего специалиста.
2. Вторая причина, побуждающая прибегнуть к услугам сторонних консультантов, состоит в жестких ограничениях, которые могут быть введены по сроку внедрения конкретного решения: штатный специалист может не обладать соответствующими навыками, и получать их для одноразового проекта нецелесообразно.
Таким образом, большой опыт и особая квалификация, которой чаще всего обладают только специализирующиеся на таких решениях ИТ-компании, позволит построить эффективную систему инфо-безопасности. Аутсорсинг ИТ-услуг способствует разделению ответственности, снижению расходов и сокращению рисков, поскольку опытные аутсорсеры обладают большим опытом в реализации типовых проектов.
Что касается недоверия компаний по части сохранности информации при посвящении в нее сторонней фирмы, то выбирать поставщика ИТ-услуг следует из числа крупных компаний, прочно зарекомендовавших себя на рынке.